Splatnost faktur: jak ji nastavit a komunikovat klientům

Splatnost faktury není jen číslo vytištěné na dokladu. Má vycházet ze smlouvy, okamžiku předání, způsobu doručení a toho, kdy podnikatel potřebuje zaplatit vlastní závazky. Pokud se podmínky dohodnou až po dokončení práce, faktura sama nemusí jednostranně změnit původní dohodu.

Údaje v článku jsou platné k 3. září 2026 a vycházejí z občanského zákoníku a z nařízení vlády o úroku z prodlení.

Související průvodce: Tento článek je součástí tematického rozcestníku průvodce cenotvorbou a cash flow, kde najdete navazující kroky a další praktické návody.

Rozlišujte vystavení, doručení a splatnost

Datum vystavení říká, kdy doklad vznikl. Doručení dokládá, kdy jej zákazník obdržel. Datum splatnosti určuje poslední den včasné úhrady. Ujednání „14 dnů“ musí být jasné také v tom, od jakého okamžiku lhůta běží.

Nejspolehlivější je sjednat splatnost ve smlouvě nebo potvrzené nabídce a zopakovat ji na faktuře. Uložte důkaz doručení. Elektronická faktura odeslaná na neaktuální adresu může vytvořit zbytečný spor.

Co stanoví občanský zákoník pro obchodní vztahy

Občanský zákoník obsahuje zvláštní pravidla pro závazky mezi podnikateli a vůči veřejnému zadavateli. Pracuje mimo jiné s třicetidenní dobou, s okamžikem doručení faktury nebo plnění a s omezením nepřiměřeně dlouhých ujednání. U veřejného zadavatele jsou pravidla přísnější.

Nelze z toho odvodit univerzální větu, že každá česká faktura má vždy splatnost 30 dnů. Typ vztahu, smlouva, doručení a povaha plnění jsou rozhodující. Pro konkrétní spor použijte aktuální znění zákona a právníka.

Jak zvolit délku v praxi

• 7 až 14 dnů: menší služby, rychlé opakované plnění nebo situace, kdy podnikatel brzy hradí vlastní náklady.
• 14 až 30 dnů: běžný kompromis pro firmy s interním schvalováním.
• Delší doba: pouze po vědomém posouzení dopadu na cenu, financování a riziko.

Čísla jsou obchodní příklady, nikoli zákonná doporučení pro každý vztah. Zeptejte se klienta předem, jak probíhá schvalování faktur, zda vyžaduje objednávkové číslo a kam se doklad posílá.

Splatnost musí navazovat na cash flow

Pokud zaplatíte materiál dnes a zákazník až za 60 dnů, financujete zakázku ze svého. Náklad financování a riziko prodlení patří do nabídky. Alternativou je záloha, dílčí fakturace nebo kratší splatnost.

Příjem zapisujte do cash flow OSVČ podle realistického data, ne automaticky podle splatnosti. Historie klienta může ukázat, že běžně platí o týden později.

Jak splatnost sdělit klientovi

Podmínku napište už do nabídky: „Cena je splatná do 14 kalendářních dnů od doručení řádné faktury po předání výstupu.“ Doplňte, co se považuje za předání, kam se faktura doručuje a které podklady klient potřebuje.

Na dokladu uveďte konkrétní datum, nejen počet dnů. Zkontrolujte jej před odesláním podle článku o první faktuře OSVČ. Klientovi neposílejte rozdílnou splatnost v nabídce, smlouvě a faktuře.

Víkendy, svátky a bankovní převod

Právní pravidla počítání času a okamžiku splnění peněžitého dluhu mohou být důležitá. Nespoléhejte na vlastní zjednodušení typu „odesláno v pátek znamená zaplaceno“. U přesného posouzení konkrétního prodlení pracujte s aktuálním zákonem a pohybem na účtu.

Pro provozní komunikaci je praktické poslat připomínku několik dnů před splatností u vysoké nebo neobvyklé částky. Zákazník získá čas odstranit chybějící schválení.

Změna splatnosti po vystavení

Klient může požádat o prodloužení. Vyhodnoťte důvod, dosavadní historii a dopad na vlastní závazky. Souhlas zachyťte písemně s novým konkrétním datem. Nevytvářejte několik verzí faktury se stejným číslem bez jasného evidenčního postupu.

Pokud se prodlužování opakuje, upravte podmínky další zakázky: záloha, milníky, nižší limit otevřených pohledávek nebo cena odrážející financování. Postup po marném uplynutí popisuje článek nezaplacená faktura krok za krokem.

Slevu za rychlou platbu počítejte

Skonto může urychlit peníze, ale má cenu. Sleva 2 % za platbu o 20 dnů dříve není „jen dvě procenta“ v ročním přepočtu. Porovnejte ji s nákladem financování, rizikem prodlení a marží zakázky. Podmínky musí být jednoznačné a účetně správně zachycené.

Kontrolní seznam před odesláním

• Splatnost odpovídá smlouvě a nabídce.
• Na faktuře je konkrétní datum a správný účet.
• Doklad obsahuje objednávkové číslo či jiné povinné reference.
• Je odeslán na dohodnutou adresu a doručení lze doložit.
• Cash flow počítá i s možným zpožděním.
• Proces upomínek má vlastní termíny a odpovědnou osobu.

Jiný režim potřebuje spotřebitel a jiný podnikatel

Vztah mezi dvěma podnikateli, smlouva se spotřebitelem a plnění veřejnému zadavateli mají odlišná pravidla i vyjednávací prostor. Nepřenášejte mechanicky podmínky z firemní zakázky na domácnost a naopak.

U spotřebitele musí být konečná cena a platební podmínky srozumitelné před objednávkou. U firemního klienta si ověřte interní proces a oprávnění objednávající osoby. U veřejného zadavatele zkontrolujte smlouvu, registr smluv a zvláštní pravidla splatnosti.

Vytvořte interní kalendář faktury

Proces může mít pět pevných bodů: den předání, vystavení a odeslání, potvrzení přijetí, připomínka před splatností a první kontrola po splatnosti. Odpovědná osoba musí vědět, kde je důkaz předání a komu volat.

Automatická připomínka pomůže, ale nemá posílat upomínku klientovi, který platbu právě reklamoval nebo má schválenou změnu termínu. Stav musí být propojen s reálnou komunikací.

Dlouhá splatnost má cenu

Zakázka s šedesátidenní splatností váže pracovní kapitál déle než stejná zakázka placená zálohou. Spočítejte, kolik peněz je současně v otevřených pohledávkách, a otestujte, co se stane při prodlení největšího klienta.

Financování faktury bankou nebo factoringem může zrychlit hotovost, ale má poplatek, podmínky a někdy regresní riziko. Porovnejte celkovou cenu a právní dopad postoupení, ne jen rychlost platby.

Splatnost a převzetí práce nesmí být neurčité

Ujednání „fakturace po schválení“ je problematické, pokud klient nemá termín na připomínky. Nastavte objektivní milník: předání souborů, podpis protokolu, dokončení testu nebo uplynutí lhůty bez konkrétních vad.

Neznamená to obejít oprávněnou reklamaci. Znamená to oddělit kontrolu kvality od neomezeného odkládání splatnosti. Vady, způsob oznámení a termín nápravy mají vlastní pravidla.

Příklad dopadu splatnosti na pracovní kapitál

Firma vystavuje každý měsíc faktury za 300 000 Kč a klienti platí průměrně za 45 dnů. Při rovnoměrném prodeji může mít přibližně 450 000 Kč v pohledávkách, než započteme zpoždění a sezónnost. Zkrácení skutečné doby o patnáct dnů uvolní v jednoduchém modelu asi 150 000 Kč.

Model není účetní výkaz, ale ukazuje, proč několik dnů není maličkost. Pokud dodavatelé požadují platbu za deset dnů, rozdíl musí pokrýt vlastní kapitál, záloha nebo financování.

Sledujte proto DSO, tedy průměrnou dobu inkasa pohledávek, podle klientů. Celofiremní průměr může skrýt odběratele, který systematicky platí pozdě.

Jednoduchá matice pro nové klienty

Matice není náhradou právního posouzení ani hodnocením důvěryhodnosti podle dojmu. Je to jednotný způsob, jak podobné situace řešit podobně a přitom zdokumentovat výjimku.

Časté otázky

Jaká je splatnost, když si ji nesjednáme?

U vztahů mezi podnikateli platí zákonná lhůta třiceti dnů. Počítá se ode dne, kdy byla faktura doručena, nebo ode dne dodání, podle toho, co nastalo později. Bez ujednání tedy neplatí ani čtrnáct dnů, ani šedesát, ale třicet.

Můžu sjednat delší splatnost?

Můžete, ale překročit šedesát dnů lze jen tehdy, když je to výslovně ujednáno a není to pro věřitele zvláště nevýhodné. Ustanovení chrání slabší stranu, typicky drobného dodavatele. Dlouhá splatnost vnucená velkým odběratelem proto nemusí být platná, i když je ve smlouvě.

Jaká splatnost je rozumná?

U nových klientů co nejkratší, ideálně platba předem nebo do sedmi dnů. U ověřených odběratelů čtrnáct dnů. Delší splatnost je financování odběratele z vašich peněz, takže by měla mít protihodnotu, například vyšší objem nebo lepší cenu.

Jak splatnost prosadit u velkého klienta?

Nabídněte protihodnotu, tedy slevu za rychlou platbu, nebo naopak přirážku za dlouhou splatnost, kterou zdůvodníte náklady financování. Argumentujte čísly, ne pocitem. Pokud klient trvá na šedesáti dnech a víc, promítněte to do ceny, protože jinak nesete náklad vy.

Od kdy běží prodlení?

Prvním dnem po splatnosti. Od té chvíle vzniká nárok na úrok z prodlení a na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Není nutné posílat upomínku, aby prodlení nastalo; upomínka slouží k vymáhání, ne ke vzniku nároku.

Jak vysoký je úrok z prodlení?

Ročně odpovídá repo sazbě stanovené Českou národní bankou pro první den kalendářního pololetí, ve kterém došlo k prodlení, zvýšené o osm procentních bodů. K tomu náleží náhrada nákladů spojených s uplatněním každé pohledávky, jejíž minimální výše činí 1 200 Kč.

Můžu si sjednat smluvní pokutu?

Můžete, ale musí být přiměřená, jinak ji soud může snížit. Smluvní pokuta se od úroku z prodlení liší tím, že musí být sjednána, zatímco úrok náleží ze zákona. Kombinace obojího je možná, pokud to smlouva výslovně připouští.

Jak splatnost hlídat?

Nastavte si v účetním nebo fakturačním programu automatické upozornění den před splatností a druhý den po ní. Připomínka den předem řeší většinu opomenutí bez konfliktu. Automatizace je zásadní, protože ruční hlídání se v zaneprázdněném období vždycky odloží.

Co dělat, když klient platí systematicky pozdě?

Změňte podmínky, ne komunikaci. Zaveďte zálohu, zkraťte splatnost nebo přenastavte cenu tak, aby pokryla náklady financování. Opakovaně pozdní platby jsou obchodní podmínka, ne nedorozumění, a řeší se změnou smlouvy, ne dalším telefonátem.

Kdy zálohu vyžadovat vždy?

U nových klientů bez historie, u zakázek s vysokými vstupními náklady na materiál a u dlouhých projektů, kde se fakturuje po etapách. Záloha není nedůvěra, ale rozdělení rizika. U větších zakázek bývá standardem a klienti ji očekávají.

Zdroje

• e-Sbírka: občanský zákoník
• Evropská komise: pravidla proti opožděným platbám
• BusinessInfo.cz: plánování příjmů a výdajů