První faktura OSVČ: údaje, splatnost a kontrolní seznam
První faktura OSVČ nemusí být složitá, ale musí jednoznačně říct, kdo komu, za co a kolik účtuje. Než dokument odešlete, ověřte režim DPH, smluvenou cenu, splatnost a účet. Faktura sama nenahrazuje smlouvu ani předávací protokol.
Údaje v článku jsou platné k 3. září 2026.
Související průvodce: Tento článek je součástí tematického rozcestníku průvodce OSVČ a malou firmou, kde najdete navazující kroky a další praktické návody.
Nejdříve rozlište fakturu a daňový doklad
Slovo faktura se běžně používá pro výzvu k zaplacení. Pokud jste plátcem DPH a uskutečňujete zdanitelné plnění, musí dokument splnit také požadavky zákona o DPH na daňový doklad. Neplátce nemá uvádět rozpis DPH způsobem, který by budil dojem, že daň odvádí.
Na obchodních listinách podnikatele mají být identifikační údaje podle jeho právního postavení. Praktické minimum obvykle zahrnuje jméno a příjmení nebo obchodní firmu, sídlo, IČO, označení odběratele, popis plnění, částku, datum vystavení a platební údaje. Plátce DPH doplní DIČ, evidenční číslo dokladu, datum uskutečnění plnění, základ daně, sazbu a výši daně a další zákonné náležitosti podle konkrétního plnění.
Kontrolní seznam první faktury
- Zkopírujte identifikační údaje zákazníka ze smlouvy nebo veřejného registru.
- Popište dodávku tak, aby ji šlo spojit s objednávkou a předáním.
- Ověřte jednotku, množství, měnu a sjednanou cenu.
- Uveďte číslo faktury podle souvislé a srozumitelné číselné řady.
- Doplňte datum vystavení, splatnost a případně datum uskutečnění plnění.
- Zkontrolujte účet, variabilní symbol a kontaktní adresu pro reklamaci dokladu.
- Uložte konečnou verzi i doklad o odeslání.
Jak nastavit splatnost
Splatnost vychází především ze smlouvy či objednávky. Na faktuře ji neměňte jednostranně. U první zakázky si předem domluvte, zda zákazník zaplatí zálohu, dílčí milník nebo vše po předání. Dlouhá splatnost může vytvořit problém s hotovostí, i když je zakázka zisková.
Po vystavení zapište očekávanou platbu do jednoduchého přehledu cash flow OSVČ. Den po splatnosti nejdříve ověřte, zda zákazník doklad obdržel a zda nečeká na opravu.
Záloha není zaplacená faktura
Zálohová výzva sama obvykle nepotvrzuje přijetí peněz. Po úhradě zkontrolujte, zda podle vašeho režimu nevzniká povinnost vystavit daňový doklad k přijaté platbě. Konečné vyúčtování musí zálohu správně odečíst. U DPH a přeshraničních služeb se pravidla mohou výrazně lišit, proto složitější případ projděte s účetním.
Co udělat po zaplacení
Platbu spárujte s fakturou podle částky, účtu a symbolu, poznamenejte datum přijetí a uložte bankovní výpis. Doklad zařaďte do daňové evidence OSVČ. Neopravujte již odeslaný soubor potichu; oprava má být dohledatelná a u daňového dokladu se řídí zákonnými pravidly.
Nejčastější chyby
- jiná cena nebo splatnost než v objednávce;
- neurčitý popis typu „služby“ bez období či rozsahu;
- záměna IČO a DIČ nebo chybné údaje odběratele;
- DPH uvedená neplátcem nebo nesprávný režim plnění;
- odeslání na účetní adresu bez kontaktu objednatele;
- chybějící vazba na smlouvu, objednávku a předání.
Samostatný účet není u běžné OSVČ univerzální podmínkou vystavení faktury, ale může výrazně zjednodušit párování plateb. Kritéria výběru shrnuje článek o podnikatelském účtu pro OSVČ.
Časté otázky
Co musí faktura obsahovat?
Označení dokladu a jeho pořadové číslo, identifikaci dodavatele i odběratele včetně identifikačního čísla, popis a rozsah plnění, datum vystavení a datum uskutečnění plnění, částku, splatnost a platební údaje. Neplátce daně z přidané hodnoty uvádí poznámku, že plátcem není. Plátce navíc daňové identifikační číslo, sazbu a výši daně.
Jaká je splatnost, když ji nesjednáme?
U vztahů mezi podnikateli platí zákonná lhůta třiceti dnů. Delší splatnost lze sjednat, ale překročit šedesát dnů je možné jen tehdy, když je to výslovně ujednáno a není to pro věřitele zvláště nevýhodné. Kratší splatnost si samozřejmě dohodnout můžete a u nových klientů se vyplatí.
Jak faktury číslovat?
Souvisle a bez mezer, v jedné řadě za celý rok. Nejčastěji se používá formát s rokem a pořadovým číslem. Vynechaná nebo přeskočená čísla vypadají při kontrole podezřele, protože naznačují smazané doklady. Číselnou řadu proto nikdy neupravujte zpětně a stornované doklady evidujte, ne mažte.
Kdy fakturu vystavit?
Bez zbytečného odkladu po dodání služby nebo zboží. Odkládání fakturace posouvá i platbu, takže největší část průtahů v cash flow vzniká u dodavatele, ne u odběratele. Nastavte si pevný den v týdnu, kdy se fakturuje vše hotové, aby to nezáviselo na volném čase.
Musím mít razítko a podpis?
Nemusíte, faktura je platná i bez nich a elektronická faktura je rovnocenná papírové. Některé firmy je vyžadují ze zvyku, ale zákon to nepodmiňuje. Podstatné jsou správné údaje a doručení odběrateli, ideálně způsobem, který umíte doložit.
Co dělat, když odběratel nezaplatí?
Po splatnosti pošlete upomínku s novým termínem, pak předžalobní výzvu. Od prvního dne prodlení máte nárok na úrok z prodlení a na náhradu nákladů spojených s uplatněním pohledávky. Nečekejte měsíce, protože s časem klesá šance na úhradu a roste riziko, že se odběratel dostane do insolvence.
Jak vysoký je úrok z prodlení?
Odpovídá ročně repo sazbě stanovené Českou národní bankou pro první den kalendářního pololetí, ve kterém došlo k prodlení, zvýšené o osm procentních bodů. K tomu náleží náhrada nákladů spojených s uplatněním pohledávky, jejíž minimální výše činí 1 200 Kč u každé pohledávky.
Musím být plátcem daně z přidané hodnoty?
Plátcem se stanete od prvního dne kalendářního roku následujícího po roce, ve kterém váš obrat v tuzemsku překročil 2 000 000 Kč. Dobrovolně se registrovat lze i dřív, což se vyplatí při dodávkách plátcům. U dodávek koncovým zákazníkům naopak registrace obvykle zdraží vaši cenu.
Jak dlouho doklady archivovat?
Lhůty stanoví daňové předpisy a u dokladů souvisejících s daní z přidané hodnoty jsou delší než u běžné evidence. Praktické pravidlo zní archivovat vše elektronicky a nemazat, protože náklad na uložení je nulový a dohledání starého dokladu při kontrole je jinak zdlouhavé.
Co si zkontrolovat před odesláním?
Správné identifikační číslo odběratele, jeho fakturační adresu, číslo účtu, variabilní symbol, datum uskutečnění plnění a to, zda popis odpovídá objednávce. Chybný variabilní symbol nebo číslo účtu je nejčastější příčina, proč platba nedorazí včas, a přitom jde o chybu na vaší straně.
Pingback: Daňová evidence OSVČ: co správně ukládat od prvního dne
Pingback: Cash flow OSVČ: jednoduchý přehled příjmů a výdajů
Pingback: Nezaplacená faktura: od připomínky po právní řešení
Pingback: Splatnost faktury: jak ji nastavit a sdělit klientovi